Ante la incertidumbre que ha surgido entre el colectivo, sobre todo en el Cuerpo de Tramitación, a raíz de la modificación de las Leyes Procesales que han entrado en vigor el presente mes de mayo, y más concretamente respecto a la presencia o no del Secretario Judicial en las Vistas de los Juicios, informamos al colectivo que hasta que los medios ofimáticos y la firma electrónica no estén plenamente operativos en cada órgano judicial, deben ser éstos, los Secretarios y Secretarias Judiciales quienes tienen que seguir emitiendo las actas de dichos juicios. Y, en su caso, apoyados por un/a funcionario/a del Cuerpo de Tramitación, cuya tarea sería exclusivamente transcribir lo que le dicte el Secretario o Secretario. Pero, reiteramos, con el Secretario/a y nunca solo el Tramitador/a.
En este sentido recordar, que conforme a la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial. (Arts. 146 y 147 de la LEC; Art. 743 de la LECR; Arts. 63 y 78 de la LJCA; y Art. 89 de la LPL) podemos diferenciar tres supuestos generales a la hora de redacción de las correspondientes actas de vistas y comparecencias que deban realizarse ante el Tribunal:
SIN ACTA ESCRITA: No requiere la presencia en sala del Secretario Judicial. Sólo será posible cuando se garantice la autenticidad e integridad de lo grabado mediante la utilización de la firma electrónica reconocida u otro sistema de seguridad que conforme a la ley ofrezca tales garantías. En este caso el documento electrónico que contiene la grabación constituye el acta a todos los efectos. Igualmente, entendemos que tampoco será necesaria la presencia de otro funcionario en sala más allá del propio Magistrado y del funcionario de Auxilio Judicial. En estos momentos, y no sabemos hasta cuándo, no existe firma electrónica por lo que NO PODRÁ APLICASE TODAVÍA EL PRESENTE SUPUESTO.
ACTA SUCINTA: Cuando no puedan usarse los mecanismos de garantía previstos en el supuesto anterior (es decir, por ahora al no existir firma electrónico o instrumento análogo); también en algunos supuestos establecidos en las leyes procesales, como cuando lo pidan las partes. Requiere la presencia del Secretario que deberá consignar en el acta los siguientes extremos: número y clase de procedimiento, lugar y fecha de celebración, tiempo de duración, asistentes al acto, peticiones y propuestas de las partes, en caso de proposición de pruebas, declaración de pertinencia y orden en la práctica de las mismas, resoluciones que adopte el Juez o Tribunal, así como las circunstancias e incidencias que no pudieran constar en aquel soporte.
En estos casos, o cuando los medios de registro previstos en este artículo no se pudiesen utilizar por cualquier causa, el acta se extenderá por procedimientos informáticos, sin que pueda ser manuscrita más que en las ocasiones en que la sala en que se esté celebrando la actuación careciera de medios informáticos. En estos casos, pudiera darse la presencia de algún otro funcionario que fuera requerido por el Secretario para colaborar con el mismo en la redacción del acta, que no podrá ser manuscrita (salvo que la sala carezca de medios informáticos).
ACTA EXTENSA: Requiere la presencia del Secretario y se recogerá en ella, con la necesaria extensión y detalle, todo lo actuado. Procederá cuando deba extenderse un acta y no haya de registrarse, o no pueda registrarse, en soporte apto para la grabación y reproducción. Se aplican las previsiones anteriores en cuanto a la prohibición del acta manuscrita y la posible solicitud de colaboración requerida por el Secretario Judicial.
Igualmente, os recordamos que conforme a la Disposición Transitoria Primera de la Ley 13/2009, de 3 de noviembre,. “Procesos de declaración en trámite”,; “Los procesos de declaración que estuvieren en trámite en cualquiera de sus instancias a la entrada en vigor de la presente Ley, se continuarán sustanciando hasta que recaiga sentencia en dicha instancia conforme a la legislación procesal anterior”.
